Aviso y Política de Privacidad de Legal Cycle

Última actualización y entrada en vigor: 17 de septiembre de 2026

1. Responsable

Legal AI Tools INC (la "Empresa" o "nosotros"), operadora del Servicio bajo la marca Legal Cycle, con domicilio en 301 Mission, 8F, San Francisco, CA 94105, Estados Unidos, es responsable del tratamiento de los datos personales que se recaben a través de legalcycle.app y sus servicios relacionados (el "Servicio").

Contacto de privacidad y ejercicio de derechos: ricardo.rodriguez@getlawgic.com.

Este aviso se aplica a la página pública, las cuentas, los espacios de trabajo y las funciones de carga, conexión y análisis de Legal Cycle. No sustituye los avisos de Google, Microsoft u otros servicios que el usuario utilice por separado. Las autorizaciones de esos proveedores y los controles de Legal Cycle son distintos.

Para datos de cuenta, seguridad y atención de solicitudes, la Empresa determina las finalidades necesarias para operar su servicio. Cuando una organización aporta documentos de clientes, empleados, socios o terceros e instruye su procesamiento, esa organización puede actuar como responsable y Legal Cycle como encargado, según la relación y la legislación aplicable. Esta distinción no elimina las obligaciones propias de la Empresa. Los acuerdos específicos de tratamiento deberán documentarse cuando sean necesarios.

2. Qué es Legal Cycle

Legal Cycle es un espacio de trabajo que organiza documentos corporativos (actas, contratos y otros archivos) en fichas y expedientes vinculados a sus fuentes. Usa análisis automatizado, incluida inteligencia artificial, para extraer datos y referencias. La revisión y las decisiones corresponden al usuario.

El expediente puede contener información histórica y versiones que se contradicen. Una persona mencionada en un acta o contrato no se convierte por ese hecho en usuaria del Servicio. Los datos derivados, como una relación entre un apoderado y una sociedad o una referencia a una obligación, también se tratan conforme a este aviso cuando identifican a una persona.

3. Datos que tratamos

a) Datos de cuenta. Los datos que proporcione el método de acceso elegido, como nombre, correo electrónico, foto de perfil e identificador de usuario. Utilizamos Firebase Authentication para autenticar la cuenta; el acceso a Drive y Gmail requiere una autorización independiente.

b) Contenido que el usuario sube o conecta. Documentos, su texto, metadatos (nombre, tipo, fechas, ubicación) y los datos extraídos de ellos, como nombres de socios, cargos, fechas, montos y domicilios. Estos documentos pueden contener datos personales de terceros; el usuario declara contar con legitimación para tratarlos.

c) Datos de Google Drive y Gmail, cuando el usuario los conecta (ver sección 4). Los correos pueden incluir remitentes, destinatarios, asunto, cuerpo, fechas, identificadores de conversación y archivos adjuntos.

d) Datos de uso y técnicos. Registros de actividad, dirección IP, navegador, dispositivo y errores, necesarios para operar y proteger el Servicio.

e) Soporte y comunicaciones. Tratamos los datos que se incluyan en una solicitud de ayuda, las respuestas y la información necesaria para investigar la incidencia. No envíe contraseñas, códigos de verificación ni documentos completos si basta con describir el problema.

f) Credenciales de conexión y trazabilidad. El flujo de autorización puede generar identificadores de cuentas conectadas, permisos, estados, tokens administrados por la integración y registros de ejecución. No pedimos la contraseña de Google Drive o Gmail: el usuario se autentica ante el proveedor. Los identificadores de ejecución y las referencias a fuentes permiten investigar errores y relacionar un resultado con su procedencia.

No solicitamos categorías sensibles como requisito de registro. Sin embargo, los archivos y correos pueden contener información patrimonial, financiera o sensible de sus titulares o de terceros. El usuario debe limitar lo que aporta a lo necesario y contar con la legitimación y, en su caso, el consentimiento exigible. Su presencia en un documento no autoriza a Legal Cycle a utilizarla para fines ajenos al encargo.

4. Datos de usuario de Google

4.1 Acceso

Si el usuario conecta su cuenta de Google Drive, Legal Cycle solicita el permiso https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly. Este permiso permite ver y descargar los archivos de Drive del usuario. Legal Cycle no crea, modifica ni elimina archivos en Drive.

Si el usuario conecta Gmail, solicitamos https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly para consultar mensajes y adjuntos autorizados. No enviamos, modificamos ni eliminamos correos.

La conexión se gestiona mediante Composio, que administra las credenciales de autorización necesarias para operar la conexión en nombre del usuario.

El permiso técnico de lectura puede abarcar más archivos o mensajes de los que finalmente se incorporan a un expediente. Su concesión no significa que todo el contenido de la cuenta se haya analizado ni que deba incorporarse. La solicitud de trabajo, los filtros disponibles y las restricciones del proveedor delimitan la operación; el usuario debe revisar el alcance mostrado antes de conectar.

No es necesario conceder acceso a Google para consultar este aviso o para utilizar las funciones de carga manual disponibles. Negarse a conectar una fuente impide recuperar información de esa fuente, pero no autoriza a buscarla mediante otra cuenta.

4.2 Uso

Usamos los datos de Drive y Gmail exclusivamente para funciones visibles para el usuario dentro de Legal Cycle:

• listar y buscar los documentos que el usuario puede incorporar a su espacio;
• importar los documentos seleccionados o autorizados;
• extraer su texto y datos, generar fichas y expedientes, y vincular cada dato con su fuente;
• recuperar correos y adjuntos relevantes para documentar una relación o su contexto;
• revisar novedades y mantener el historial de documentos y relaciones dentro del alcance autorizado, cuando la función esté habilitada.

El procesamiento puede distinguir la localización de una fuente, la recuperación de su contenido, la extracción de texto, el análisis y la incorporación al expediente. Puede existir información temporal de búsqueda o evidencia pendiente de clasificar antes de que aparezca en la biblioteca de Documentos. Un dato derivado mantiene la protección aplicable al contenido de origen.

4.3 Almacenamiento

La arquitectura del Servicio utiliza AWS S3 para originales, texto extraído y objetos de custodia; Cloud Firestore para registros, metadatos y estado del espacio; y Firebase Authentication para la identidad. El servidor se ejecuta en AWS.

El tratamiento puede realizarse en Estados Unidos y en otros países donde operen los proveedores indicados. La ubicación puede variar según el servicio; este aviso no ofrece residencia exclusiva en una región.

Las copias importadas pueden incluir el archivo original recuperado, su texto, fragmentos usados en el análisis y referencias de procedencia. Los registros operativos pueden conservar el estado de una tarea, errores y consumo técnico asociado. No se afirma que todas las búsquedas generen una copia ni que toda copia haya sido analizada por completo.

4.4 Compartición

Solo compartimos datos de Google con:

• Proveedores de infraestructura y procesamiento que actúan por nuestra cuenta y bajo obligaciones de confidencialidad: AWS (ejecución y almacenamiento de archivos), Google Cloud / Firebase (autenticación y registros), Composio (integraciones) y OpenRouter (intermediación del análisis de IA). El análisis documental utiliza modelos Gemini de Google a través de OpenRouter y Google Vertex. El enrutamiento exige proveedores que no recopilen el contenido para entrenamiento; cualquier cambio material en los destinatarios o finalidades se reflejará en este aviso y requerirá el consentimiento que corresponda.
• Autoridades, cuando lo exija la ley.
• Un adquirente, en caso de fusión o adquisición, con consentimiento previo del usuario.

No vendemos datos de Google, no los usamos para publicidad y no los transferimos a corredores de datos ni para evaluar solvencia crediticia.

4.5 Acceso humano

Nuestro personal no lee el contenido obtenido de Drive o Gmail salvo que (i) el usuario lo autorice expresamente para archivos específicos, por ejemplo al pedir soporte; (ii) sea necesario por seguridad, como investigar abusos; o (iii) lo exija la ley.

4.6 Inteligencia artificial

No usamos datos obtenidos de APIs de Google Workspace para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático. Configuramos el análisis para excluir proveedores que permiten recopilar entradas o salidas para entrenamiento. El contenido se procesa para generar los resultados solicitados, no para entrenar modelos generales.

El análisis puede enviar texto, fragmentos, instrucciones y contexto documental a los proveedores de IA descritos en este aviso. Los resultados pueden identificar personas, cargos, fechas o relaciones y ser inexactos. El usuario debe revisar las fuentes y puede solicitar la rectificación de datos personales que resulten incorrectos. No se ofrece el análisis como mecanismo autónomo para decidir sobre empleo, crédito, seguros u otros derechos de una persona.

La prohibición de entrenamiento no equivale a una promesa de ausencia absoluta de registros técnicos o de retención instantáneamente nula en todos los proveedores. La conservación necesaria para el servicio, seguridad y obligaciones legales se rige por las secciones correspondientes y las condiciones aplicables al procesamiento.

4.7 Declaración de Uso Limitado

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información que Legal Cycle recibe de las APIs de Google cumplirá con la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

Legal Cycle's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

4.8 Revocación y eliminación

El usuario puede desconectar Drive o Gmail en Fuentes y conexiones, o revocar el acceso desde los permisos de su cuenta de Google. La desconexión detiene nuevas lecturas; no elimina automáticamente las copias que ya se incorporaron al expediente.

Para solicitar la eliminación de las copias y sus datos derivados, puede escribir a ricardo.rodriguez@getlawgic.com. Verificaremos la identidad y el alcance de la solicitud, e informaremos sobre su atención y cualquier conservación exigida por ley. No es necesario volver a autorizar Google para solicitar la eliminación.

4.9 Otras conexiones

Cuando se habiliten conexiones adicionales, como Outlook o OneDrive, el usuario verá la fuente y los permisos que debe autorizar. Según el conector, pueden tratarse archivos, mensajes, adjuntos, metadatos e identificadores equivalentes a los descritos arriba. Una nueva conexión no hereda automáticamente el consentimiento de Google. Si requiere categorías o finalidades distintas, deberán explicarse antes de obtener el acceso.

Las credenciales se utilizan para prestar las funciones autorizadas. Las políticas de una organización o del proveedor externo pueden impedir o limitar la conexión. Este aviso no declara que una integración esté certificada o verificada por el mero hecho de aparecer en el catálogo.

5. Finalidades

Tratamos los datos para las siguientes finalidades necesarias:

• Identificar al usuario, mantener su sesión y gestionar su pertenencia a espacios autorizados.
• Ejecutar las cargas, búsquedas y recuperaciones que solicite o autorice; preparar texto y datos para su revisión.
• Organizar fichas, documentación, antecedentes y seguimientos, conservando referencias a las fuentes y versiones disponibles.
• Mostrar el avance, las limitaciones y los resultados de las tareas, y diagnosticar operaciones fallidas.
• Atender soporte, solicitudes de derechos y comunicaciones sobre el funcionamiento o la seguridad del Servicio.
• Prevenir accesos no autorizados, abuso o fraude y cumplir obligaciones legales aplicables.

Este aviso no solicita autorización para campañas publicitarias, comercialización de expedientes o finalidades secundarias ajenas al Servicio. Cualquier finalidad adicional que requiera consentimiento se informará y autorizará por separado. El fundamento del tratamiento dependerá del dato, la finalidad y la ley aplicable: puede corresponder al consentimiento, la prestación del servicio solicitado o una obligación legal; no se presume que un solo fundamento habilite todos los usos.

6. Transferencias

Los datos pueden alojarse y procesarse fuera de México, incluido en Estados Unidos, por los proveedores indicados en la sección 4.4, que actúan como encargados. Cuando una comunicación de datos requiera consentimiento o garantías adicionales conforme a la legislación aplicable, deberán obtenerse antes de realizarla.

Compartir dentro de un espacio y comunicar datos a proveedores son operaciones distintas. Las personas con acceso autorizado al expediente pueden consultar la información que les corresponda según sus permisos. El usuario debe revisar a quién incorpora a su equipo y no asumir que una copia importada seguirá siendo privada para una sola persona si se aporta a un expediente compartido.

Si recibimos una solicitud de autoridad, evaluaremos su alcance y exigibilidad y limitaremos la entrega a lo que legalmente corresponda. La publicación de este aviso no autoriza entregas generales o voluntarias de documentos privados a terceros.

7. Conservación

Conservamos los datos mientras sean necesarios para prestar el Servicio autorizado y mantener el expediente, o para cumplir obligaciones legales. Puede solicitar su eliminación en cualquier momento. Al atender una solicitud, se considera su alcance, las obligaciones de conservación aplicables y las copias de respaldo. Estas copias no se destinan al uso ordinario del Servicio. Informaremos al solicitante del resultado, de las excepciones legales y del tratamiento de los respaldos; desconectar una fuente por sí solo no borra las copias importadas.

Los criterios de conservación varían por categoría:

• Cuenta y pertenencia a espacios: mientras sea necesario gestionar el acceso, atender la relación o acreditar operaciones que deban conservarse.
• Archivos y datos derivados: mientras formen parte del expediente autorizado o sean necesarios para una tarea y no proceda su eliminación.
• Conexiones: mientras exista autorización utilizable o sea necesario tramitar la desconexión, resolver una incidencia o documentar la operación.
• Registros de seguridad y soporte: durante el tiempo necesario para investigar incidencias, prevenir abuso y atender responsabilidades aplicables.
• Respaldos: según su ciclo de mantenimiento y las restricciones legales; no se utilizan para reactivar un expediente eliminado para fines ordinarios.

Una solicitud de eliminación debe distinguir si se refiere a la cuenta, una fuente, archivos concretos, datos derivados o todo un expediente. Verificaremos la autorización sobre información de un equipo antes de eliminarla. Si una parte debe conservarse, informaremos la categoría, el motivo y el criterio aplicable, en la medida permitida por la ley. La revocación no convierte en ilícito el tratamiento realizado válidamente antes de ella.

8. Derechos ARCO y revocación

El titular puede acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de sus datos, así como revocar su consentimiento o limitar su uso, enviando una solicitud a ricardo.rodriguez@getlawgic.com con: nombre, medio de respuesta, documento que acredite identidad o representación, descripción clara de la solicitud y cualquier elemento que facilite localizar los datos. Cuando resulte aplicable la LFPDPPP mexicana, comunicaremos la determinación en un máximo de 20 días hábiles desde la recepción de la solicitud y, si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación. Cada plazo podrá ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando lo justifiquen las circunstancias. La autoridad señalada en esta ley es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Estos plazos no sustituyen otros derechos o plazos obligatorios que correspondan en una jurisdicción aplicable. Fuente: LFPDPPP, artículos 2, 28–31 y 40.

8.1 Cómo presentar una solicitud

Puede escribir al contacto de privacidad con el asunto «Solicitud de datos personales — Legal Cycle». Indique el derecho que desea ejercer, un medio de respuesta y los datos o la cuenta que permitan localizar la información. Cuando sea posible, identifique el espacio, la sociedad o el documento afectado sin adjuntar de inicio un expediente completo.

Solicitaremos los elementos de identidad o representación necesarios y proporcionales para evitar entregar o modificar datos de otra persona. Si la solicitud está incompleta, explicaremos qué falta. Para rectificaciones, indique el dato correcto y el respaldo pertinente; cuando corresponda, podrá distinguirse entre corregir una ficha derivada y preservar la integridad de un documento de origen.

No es necesario ser usuario registrado para solicitar derechos sobre datos propios incluidos por un cliente. Cuando actuemos por instrucciones de una organización, coordinaremos la atención con el responsable correspondiente y explicaremos esa intervención, sin utilizarla para desconocer obligaciones propias. La solicitud se evaluará con las excepciones legales aplicables y se comunicará su resultado o la razón de una negativa.

8.2 Derechos en otras jurisdicciones

Cuando resulte aplicable la legislación de California, sus titulares pueden tener derechos de conocimiento y acceso, eliminación, corrección, oposición a la venta o compartición y limitación de determinados usos de información sensible, así como protección frente a discriminación por ejercerlos. Su alcance y las excepciones dependen de la ley y de su aplicabilidad a la Empresa. Pueden plantearse mediante el mismo contacto, personalmente o mediante representante autorizado. No vendemos ni compartimos datos personales para publicidad conductual entre contextos. Consulte la información oficial sobre la CCPA.

Los derechos obligatorios de otras jurisdicciones no quedan excluidos por este aviso. Si su solicitud está sujeta a otro régimen, se atenderá conforme a los requisitos y plazos que correspondan.

9. Seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por usuario y espacio, autorización del servidor por persona, empresa y espacio, registros de acceso y acceso interno restringido por privilegio mínimo. Ningún sistema es infalible. Si ocurre una vulneración que afecte significativamente los derechos de los titulares, se lo notificaremos conforme a la ley.

Los controles de acceso y la trazabilidad ayudan a proteger la información, pero no equivalen a una certificación, una garantía de invulnerabilidad ni una validación automática de toda asociación documental. El usuario debe proteger su dispositivo, cerrar sesiones compartidas y comunicar incidentes sin divulgar credenciales.

Para soporte sobre contenido de Google, la autorización para revisar datos debe identificar los archivos o mensajes necesarios. El acceso técnico a infraestructura no concede a una persona permiso general para leer los expedientes. Las excepciones por seguridad u obligación legal se limitan a su finalidad y alcance.

10. Cookies y tecnologías similares

Usamos almacenamiento local y cookies estrictamente necesarios para la sesión y la seguridad. Puedes controlar las cookies y el almacenamiento desde tu navegador; bloquear los necesarios puede impedir el inicio de sesión.

La sesión del proveedor externo se gestiona además conforme a sus propios avisos. Borrar cookies del navegador no equivale a desconectar una fuente ni a eliminar documentos de Legal Cycle. Del mismo modo, cerrar sesión impide usar esa sesión, pero no revoca por sí mismo una autorización de integración que permanezca activa.

11. Menores de edad

El Servicio está dirigido a empresas y profesionales. No está destinado a menores de 18 años.

Si cree que un menor proporcionó datos o que se incorporó información suya sin legitimación, comuníquelo al contacto de privacidad para que podamos evaluar la situación y las medidas que correspondan.

12. Cambios

Publicaremos cualquier cambio en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio afecta el uso de datos de Google o requiere consentimiento, lo notificaremos en el Servicio antes de aplicarlo.

Los avisos materiales se presentarán mediante los canales disponibles, como el Servicio o el correo de la cuenta. Una modificación de este texto no sustituye una autorización nueva cuando cambien los permisos o las finalidades que la requieren. Puede conservar una copia de la versión que consulte y solicitar información sobre cambios relevantes.

13. Contacto

Legal AI Tools INC · 301 Mission, 8F, San Francisco, CA 94105, Estados Unidos · ricardo.rodriguez@getlawgic.com